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Cómo solicitar Google For NonProfits: un salto adelante para tu organización

14/01/2019

En el mundo actual es posible acceder a multitud de servicios gratuitos, sobre todo relacionados con las nuevas tecnologías 🖥 Hoy quiero hablaros sobre un programa en concreto de Google (del que quizá no tenías idea de su existencia) que puede resultar realmente útil para determinados contextos y organizaciones: Google para Asociaciones sin Ánimo de Lucro. Comencemos!

Como precepto, es importante saber que existe una organización sin ánimo de lucro llamada TechSoup. Esta organización ha tendido una red internacional para proveer a otras ONGs de tecnologías de la información y de la comunicación, así como soporte técnico para su implementación y uso. Grosso modo, TechSoup canaliza una gran cantidad de donaciones de grandes empresas a iniciativas sin ánimo de lucro como asociaciones u ONGs.

Algunas de estas empresas (Microsoft, Google, Dell, Airbnb…) ofrecen descuentos a organizaciones registradas en TechSoup y otras disponen sus servicios de forma totalmente gratuita. En el caso de Google, si nuestra organización es admitida en TechSoup, podremos acceder de forma gratuita a Gmail, Hangouts, Drive, Ad Grants (anuncios) y otros servicios.

En España🇪🇸 el registro en TechSoup se hace a través de DONO, una plataforma similar. Para registrarte en la plataforma deberás rellenar este formulario, y entre otros datos, tendrás que aportar el NIF de la organización y la cifra de gasto aprobada para el año en curso. Una vez creada la cuenta, recibirás un correo electrónico solicitando que el envío de una copia del NIF y la hoja de los fines de la organización según consta en los estatutos. En unos días deberías recibir la confirmación de que el proceso se ha realizado correctamente, y una lista de servicios a los que puedes acceder.

Llegados a este punto es buen momento para acceder a Google for NonProfits y hacer click en el botón Empezar. Inicia sesión con una cuenta de Google o crea una nueva, y sigue los pasos hasta la pantalla que ves a continuación, donde te solicitarán el token de validación.

Pinchamos en el enlace indicado y accedemos al siguiente sitio web:

Haz click en Ya soy miembro/a o ya estoy registrado/a e inicia sesión para obtener fácilmente el token. Continúa las instrucciones hasta llegar a una pantalla que te confirme que has finalizado el proceso: recibirás un correo electrónico notificando que en un plazo de tres días laborables te comunicarán el resultado de la solicitud.

Como comentaba al principio los servicios que ofrece Google for NonProfits son diversos. Esto significa que tendremos que solicitarlos por grupos:

  • G Suite. Incluye Gmail, Drive, Calendar, Hangouts, Meet y todo el paquete de ofimática colaborativo (Docs, Sheets, etc.). Puedes obtener más información sobre los diferentes planes aquí.
  • Google Ad Grants. Un servicio de publicidad con el que no tendrás que pagar por la cantidad que te donen.
  • Google One Today. Servicio para recaudación de fondos solidarios.
  • YouTube. Nada del otro mundo: tu organización podrá tener su propio canal de YouTube.
  • Maps y Earth. Servicio para acceder a información plasmada en mapas, incluyendo la creación e inserción de mapas con la información que desees en tu web o canal de comunicación.

Ejemplo de solicitud del paquete G Suite

El principal requerimiento tiende a ser G Suite, así que vamos a ver cómo se solicita. Tu organización necesita tener un dominio propio para disfrutar de este servicio, o bien comprarlo a Google en el proceso de solicitud de G Suite. Por precio, sale más rentable la primera opción.

Accede de nuevo a la página de Google for NonProfits e inicia sesión con la cuenta que ya te han activado como beneficiaria. Verás una pantalla con dos pestañas, una de administradores y otra de registros.

En la captura de pantalla podrás apreciar que la cuenta logueada ya recibió G Suite. En tu caso no será así: pulsa en Registrarse y accederás a una pantalla que indica dos pasos:

  1. Sign up for G Suite (Registrarse en G Suite)
  2. Verify your G Suite domain (verificar el dominio de tu organización)

Pulsa sobre el enlace del paso 1 y rellena los diferentes campos del formulario: estarás creando la primera cuenta de tu organización en G Suite. Siguiendo el paso 2 completarás el proceso 😃 Sólo hay que esperar a que te activen la cuenta en G Suite.

Et voilà! Parece largo y tedioso pero en realidad son unos pocos pasos sencillos. Y recuerda! 📌 Si tu organización no cumple con alguno de los requisitos, recuerda el artículo que publiqué sobre cómo obtener un 20% de descuento el primer año al contratar las Google Apps.