La comunicación por correo electrónico se ha convertido en un estándar corporativo que sobrevive a foros, redes sociales y otras aplicaciones de mensajería. Teniendo en cuenta que su uso se encuentra tan extendido, ya deberíamos ser expertos a la hora de redactar emails… sin embargo, continuamos cometiendo los mismo errores de comunicación, una y otra vez.
En este artículo quiero enseñarte algunos tips que te ayudarán a redactar correos electrónicos más eficaces.
Déjate de chorradas: no eres multitarea
La primera en la frente. Siento ser tan claro pero si piensas que puedes hacer dos cosas a la vez estás muy equivocado. Cualquier parecido con la realidad no es más que el fruto de la ilusión provocada por algo conocido como la conmutación de tareas.
Hablando en plata: tu cerebro no da para más. Sólo puedes prestar atención a una sola tarea cognitiva a la vez. Así que pon Spotify en pausa, cierra cualquier aplicación que pueda distraerte y desactiva cualquier tipo de notificación que procure hacerte perder el foco.
El orden de los factores sí altera el producto
Escribe primero el cuerpo, luego el asunto, y por último, incluye a los destinatarios.
¿Qué orden más raro, verdad? Pero tiene su lógica, y vas a entender por qué:
- ¿Cuántas veces has enviado un correo a la persona equivocada?
- ¿Cuántas veces se te ha olvidado poner en copia a algún compañero o jefe?
- ¿Cuántas veces se te ha olvidado comentar algún tema en el cuerpo del mensaje porque rápidamente le diste al botón de enviar?
- ¿Tus asuntos resumen realmente el contenido de tu mensaje?
Mirando ahora las aplicaciones de correo con esta perspectiva, podríamos pensar que nuestro comportamiento puede venir derivado, incluso, de un problema de UX 🤔
El cuerpo
Antes de ponerte a escribir como pollo sin cabeza, párate un momento y piensa cuál es el punto de gravedad en torno al cual girará el contenido de tu email.
Si se te ocurren varias ideas principales o temas a destacar, sin aparente relación entre ellos, probablemente sea un claro síntoma de que necesitas dividir tu mensaje en varios emails 📨
Haz foco en un sólo tema: probablemente tu destinatario te responda, y mezclar topics en un mismo hilo terminará siendo una mala idea.
Si vas a hablar sobre varios temas relacionados, entonces trata de separar tu mensaje en varios párrafos y formatea el texto. Una estructura visual clara potenciará una comunicación eficiente. Destaca con negritas, cursivas o subrayados aquella información que sea relevante, tales como fechas de entrega, plazos e incluso horarios.
Y por supuesto, sé conciso. Y claro. No te andes con rodeos. De hecho, intenta marcarte un máximo número de caracteres -como si de una red social se tratase- y reduce a mínimos tu mensaje.
El asunto
Si has seguido mis indicaciones al pié de la letra habrás conseguido redactar un buen correo, y rápidamente encontrarás las palabras adecuadas para escribir un buen asunto 👏🏻
Por si acaso, te diré que el asunto debe exponer de qué va el correo sin necesidad de abrirlo. Trata de que el asunto refleje qué quiere, y sobre qué trata. Yo suelo indicar entre corchetes alguna palabra clave que resuma el sentir general de mi mensaje (Por ejemplo: [Entrevista] Propuesta de fecha).
Los destinatarios
Una vez hasta redactado tu mensaje, e indicado el asunto, sólo queda incluir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a los que va dirigido tu email.
En esta sección encontramos tres campos: TO (para), CC (con copia) y CCO (con copia oculta):
- TO: incluye en este campo a quién (o quiénes) va dirigido el mensaje.
- CC: pon en copia visible a aquellas personas a quienes no va dirigido el mensaje, pero que deben estar en conocimiento del mismo. Al tratarse de una copia visible, el destinatario incluido en el campo TO estará al tanto.
- CCO: pon en copia oculta a terceros a los que quieren poner en conocimiento de tu mensaje, sin que los destinatarios incluidos en el campo TO lo sepan.
Una vez has rellenado todas las secciones, revisa tu email y asegúrate de que todo está correcto. Si ya has repasado tu email, hack click en Enviar.
Para finalizar
Recuerda que el correo electrónico es un medio, no un fin en sí mismo. Cuanto mejor comuniques, menos tiempo desperdiciarás en tareas basura 😉